miércoles, 24 de abril de 2013

Reseña de nuestro libro de BPM en BPM-Spain.com


BPMteca.com celebra el Día del Libro con una nueva publicación digital sobre la Gestión por Procesos en español. El libro del profesor y consultor José Ramón Pais se titula BPM (Business Process Management), Cómo alcanzar la agilidad y eficiencia operacional a través de BPM y la empresa orientada a procesos.

Ver la reseña de la redacción de BPM-Spain.com

jueves, 18 de abril de 2013

BPM en Administraciones Públicas


Con BPM a mi me ocurre como a aquel que tiene un martillo y ve clavos por todas partes. Pero desde hace meses, en todos los periódicos que leo, siempre hay alguna noticia que me conciencia más de la necesidad de una metodología como la de BPM en las distintas Administraciones Públicas.

Cada vez se habla en prensa con mayor fuerza sobre la necesidad de reforma en el sector público por las duplicidades en las administraciones y sobrecostes que se producen en las distintas instituciones que componen el universo de la función pública: parlamentos, consejos asesores, universidades, observatorios aeropuertos, televisiones autonómicas, coches oficiales, embajadas, etc. y que además de el sobredimensionamiento de muchos de estos organismos, del solapamiento de políticas (sociales, de emprendimiento, de transporte, etc.) y de las ineficiencias que provocan y que han salido a la luz a consecuencia de la crisis, se calcula que cuestan la friolera cifra de un 3% del PIB.

La búsqueda de la eficiencia en los servicios públicos se está convirtiendo en una cuestión crítica para la sostenibilidad del sistema, y conscientes de ello, la propia Administración comienza a realizar planes de reestructuración para corregir esta situación y las pérdidas económicas que provoca, creando planes de choque que puedan poner coto a un sistema insostenible por mucho más tiempo.

Pero si bien es cierto que existe un sobrecoste debido al solapamiento de funciones en nuestro modelo autonómico, desde mi perspectiva como analista de procesos, las noticias que leo y que más llaman mi atención, son aquellas más relacionadas con los desperdicios, la mala gestión de los recursos públicos y las ineficiencias en la gestión de los procesos de negocio de los servicios públicos.

Los procesos de negocio en este caso son los procesos burocráticos y lo trámites públicos que realizan las Administraciones para prestar el servicio a sus ciudadanos/clientes. Bajo la visión de BPM, la Administración Pública debe ver al ciudadano como un consumidor de servicios, cada vez más exigente, que considera que el servicio público debe ser ágil, que debe responder al tipo de servicio que solicita y no a la estructura particular del ente u organismo que lo presta. Un ciudadano/cliente que ve las gestiones con la Administración como un servicio que paga, y que en consecuencia, el prestador de servicios, la Administración, deberá tomar una orientación como un proveedor de servicios, con unos recursos, que al igual que muchos otros sistemas, son cada vez más escasos, por lo que tendrán que ser optimizados para poder hacer más con menos y donde los procesos administrativos y trámites burocráticos, tanto internos como externos, no sólo se evalúan para ver que cumplan con la ley, sino que son vistos como un proceso de negocio, el cual deberemos ser capaces de modelar, gestionar, simular, mejorar en su comportamiento y eficiencia, controlar y monitorizar.

BPM por sus siglas en ingles (Business Process Management), se refiere a la Gestión por Procesos de Negocios y a todas las actividades o tareas que en dichos procesos se realizan. BPM engloba a todas los procesos que son parte del ciclo de vida de un servicio público, y de forma automática e integrada, permite la Modelización, Ejecución, Monitorización y Optimización permanente de dicho ciclo.
BPM y los BPMS (Business Process Management Systems) recogerá distintas teorías de management (TQM, Six Sigma, Lean, Reingeniería de Procesos, etc) y evoluciones tecnológicas como los sistemas de workflow, un estándar para el diseño y modelado de procesos de negocio (BPMN: Busiess Process Modeling Notation), capacidades de integrar en los procesos personas y sistemas a través de herramientas de ETL y web services, herramientas y técnicas para la simulación del comportamiento de los procesos, su gobernanza y control y la monitorización en tiempo real de los mismos con herramientas de BAM (Business Activity Monitoring). Todas estas metodologías, técnicas y herramientas, además de distintos frameworks, estándares y modelos de referencia (SCOR, COBIT, TOGAF…), conformarán una metodología unificada y una serie de soluciones tecnológicas (los BPMS), que nos permitirán, siguiendo el ciclo de vida de BPM:

  • Diseñar, implementar y realizar el diseño y seguimiento de las operaciones y procesos de negocio.
  • Garantizar las satisfacción de los ciudadanos y simultáneamente el rendimiento del ente público.
  • Comprender mejor el origen de las ineficiencias, los riesgos operativos, tiempos muertos, sobrecostes y problemas en los distintos procedimientos y procesos.
  • Ser más flexibles, eficientes y poder adaptar los procesos administrativos a las necesidades cambiantes del entorno en el que desarrollan su actividad.

Pero implementar BPM no es siempre fácil y este artículo bien podría haberse titulado: “Porque es difícil implementar BPM en la Administración”. BPM no es sólo una metodología con unas capacidades y herramientas tecnológicas para ejecutar una estrategia, sino también una filosofía de gestión que, tomando como eje los procesos, plantea gestionar, mejorar y medir los resultados de los procesos para retomar el control de los mismos y poder trabajar en su mejora continua. BPM implicará en muchos casos un cambio de paradigma que comienza con el de la organización orientada a procesos (que en muchos casos trastocará las estructuras organizacionales) y el reconocimiento de los procesos como los activos principales de la administración para ejecutar su estrategia y alcanzar los objetivos deseados.

Para poder avanzar en la implementación de una gestión por procesos efectiva en la Administración Pública, será por ello necesario abrazar distintas prácticas y cambios de paradigma, entre los que se incluirán necesariamente:

  • La orientación al cliente, el valor que aportan los procesos actuales al ciudadano y lo que implica ser un servicio público para tomar una perspectiva desde quien recibe los servicios, el ciudadano y no de quien los presta, la Administración.
  • Repensar las estructuras funcionales y departamentales, el grado de colaboración entre distintas administraciones y evaluar el grado de cobertura que estas estructuras funcionales dan a los procesos transversales que se inician y finalizan en el ciudadano u otro organismo.
  • El compromiso con la innovación en procesos y en modelo de negocio y organizativos, basados en las necesidades de los ciudadanos y en las características propias del ente que los presta y no en copiar modelos de otros organismos y lugares alejados de la realidad.
  • Medir los resultados en base al conocimiento, la eficiencia y las mejoras proporcionadas en las salidas de los procesos y no sólo las subvenciones o financiación alcanzada.
  • Eliminar la burocracia en la medida de los posible, respetando pero también revisando cuando sea necesario las normas, regulaciones, legislaciones y reglas de negocio que deben cumplir los procesos. 
  • Revisar los flujos de información, en especial los que atraviesan los distintos departamentos y organismos, las duplicidades de datos y necesidades de aprobación.
  • Buscar y centrarnos en los procesos que generan Valor. Simplificar, analizar los costes y tiempos de proceso y automatizar los procesos sólo cuando estos sean todo lo eficientes que se espera de ellos en su funcionamiento, pues automatizar procesos ineficientes, sólo provocará ineficiencias de forma automática.

miércoles, 17 de abril de 2013

Curso: Fundamentos de Business Process Management (BPM).



Magnafor Qualitas.
Lugar: Vigo
Duración: 8 horas.
Modalidad: Presencial.
Inicio: 24 de Mayo de 2013.
Fin: 25 de Mayo de 2013.
Horario: Viernes de 16:00 a 20:00. Sábado de 09:30 a 13:30
Precio: 150 € (gestionamos el crédito de formación (bonificación) de su empresa sin coste adicional.

martes, 16 de abril de 2013

Este fin de semana Seminario de BPM en IE Business School


Este fin de semana tenéis la oportunidad de inscribiros al seminario online de BPM que ofrece el IE Business School. Este seminario que comienza el viernes 19 de Abril, repasará los principales conceptos y teorías sobre la metodología BPM e incluye un test de evaluación y casos prácticos entre los cuales, el alumno realizará el diseño de un proceso haciendo uso de una herramienta de modelado de BPMN (Business Process Modeling Notation).



Seminario BPM en IE Busniess School:
Título: Introducción a Business Process Management (BPM)
Modalidad: online
Duración: 3 días 
Comienza: viernes 19 de Abril.
Finaliza: Domingo 21 de Abril.

jueves, 11 de abril de 2013

Inscribirse a curso de BPM en la Univ. de Vigo


Todavía podéis inscribiros al curso de BPM (Business Process Management) de 40 horas en la Universidad de Vigo que se realizará en el mes de Julio.

Universidad de Vigo. Escuela de Ingeniería Industrial:
Curso: MODELADO Y SIMULACIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO MEDIANTE HERRAMIENTAS BPM.
Modalidad: Presencial.

Duración: 40 horas.
Período de preinscrición 01/02/2013 00:00 - 08/07/2013 23:59
Período de matrícula 08/02/2013 00:00 - 08/07/2013 23:59
Período de docencia 15/07/2013 - 24/07/2013

Precio: 165,00 € (con posibilidad de bolsa de 95 €)

martes, 9 de abril de 2013

Vídeo Introducción a BPM (Business Process Management)

He realizado un vídeo de 20 minutos, en el que resumo los principales puntos de la metodología BPM y que puede servir de orientación al contenido de los cursos que imparto sobre esta materia y al libro de BPM

espero que os guste.



BPM (Business Process Management). Cómo alcanzar la agilidad y eficiencia operacional a través de BPM y la empresa orientada a procesos.



Hoy acaban de publicar mi libro sobre BPM en BPMteca.com. Para mi es una gran noticia que debo agradecer a Pedro Robledo de Club-BPM y BPMteca por el interés y el esfuerzo realizado para sacarlo a la luz.

Editorial: BPMteca.com
ISBN: 978-84-616-3854-3
Páginas: 395
Autor: José Ramón Pais
Precio: 14,05 € (iva no inlcuido)
Comprar Libro BPM


He creado una entrada en esta web dedicada al libro en: Libro BPM

Más allá de la automatización de tareas y actividades.


Las implementaciones de TI, no ha resultado en los aumentos de productividad, competitividad y eficiencia de negocio y operacional esperados y predichos por los expertos y grandes vendedores del sector TIC en los últimos años. ¿Estoy tirando piedras contra mi propio tejado? no lo creo, considero que ha llagado el momento de la racionalización a este macro sector. Si queremos que las empresas pagen por productos y servicios tecnológicos, debemos también jugar con las mismas reglas que operan en el resto de sectores, y ofrecer medidas de resultados, cumplimiento de tiempos, costes y presupuestos y adecuación de los productos y servicios a lo que el cliente demanda (sea esta demanda la automatización de una determinada tarea o la consecución de unos determinados objetivos organizacionales).
A través de las TIC hemos automatizado todo lo que hemos podido en las empresas y organizaciones: facturas, pedidos, ventas, workflow, gestión documental, etc, pero automatizar algo no resuelve los problemas de ese algo, sólo ayuda a que ese algo ocurra más rápidamente. Bill Gates, el gran apologista de las TIC, ya lo dijo: “La primera regla de cualquier tecnología es que la automatización aplicada a una operación eficiente magnifica su eficiencia. La segunda regla es que aplicada a una ineficiente la hará más ineficiente.
Durante estos años hemos aplicado tecnología del siglo XXI en organizaciones del siglo XIX. Con la automatización hemos resuelto el problema en tareas o actividades de negocio, pero no en los procesos que se han mantenido inmutables en las organizaciones durante décadas, de alguna forma pensamos: “bueno, igual no son muy eficientes, pero funcionan y lo llevan haciendo durante años” ¿para que vamos a cambiar algo que funciona? ¿por qué los procesos de negocio se ven como algo sagrado e inmutable que nadie se atreve a tocar ni repensar? y entre tanto, vamos automatizando tareas de forma aislada y desconectada del resto de la organización, sin atrevernos a abordar en ningún momento los procesos de negocio realmente importantes de la empresa, a repensarlos, analizarlos, compararlos con los de nuestra competencia para de todo ello extraer la inteligencia de negocio y operacional que necesitamos sin que nos asusten las conclusiones que podamos extraer.
Entre tanto, decía, los directivos implementamos tecnología, nos dejamos vender tecnología por terceros, porque de esta manera nos quedamos más tranquilos: no tenemos que hablar de las personas que están detrás de la tecnología (y que realmente son las que van a marcar el éxito o fracaso de la misma), ni de los procesos (auténticos activos de la empresa que son los que en última instancia generan dinero para la empresa). Contrato el proyecto (pago por él), me desvinculo del proyecto (quiero los resultados) y dejo a la empresa (que muchas veces sólo vende su paquete software y se desvincula de la visión, misión estrategia y objetivos de la empresa) y a la gente (nuestros empleados), que se las compongan con los distintos problemas que aparezcan. Visión idealizada de lo que quiero frente a la realidad de lo que he contratado.

Mad men y los nuevos clientes

video
“Ya no puede confiar en sus clientes de siempre, su vida (la de los clientes) ha cambiado, ahora es prospera, con el tiempo han desarrollado nuevos gustos, son como su hija, educados, sofisticados, saben muy bien lo que se merecen y pagarán por ello”.
Traigo este video de Donald Draper en Mad Men porque a pesar de estar ambientada en plena época industrial de crecimiento, consumo masivo, producción en masa y exceso de demanda (los años 60 norteamericanos), mantiene en su discurso todo su vigor y vigencia ante los mercados y clientes actuales, dominados por la competencia y el exceso de oferta que han hecho de los clientes con sus ansias de nuevos y excelentes productos y sus cada vez mayores exigencias de calidad y servicio, no ya lo reyes, sino los tiranos de la nueva economía: “this is what I want and I want it now”.

Ya se que el tema está más que visto: necesidad de diferenciarse (detectar necesidades en los clientes que la empresa sea capaz de satisfacer mejor que ninguna otra), aportar valor a nuestros clientes (pues valor es por lo que pagan nuestros clientes y la razón por la que existen los negocios)… pero muchas veces obviamos estos puntos en nuestro día a día, no los aplicamos o no lo gestionamos, olvidando que las grandes innovaciones salen de seguir y escuchar a nuestros clientes y que para ello los procesos y modelos de negocio que desarrollemos, son los activos más importantes de nuestra empresa para crear valor a los clientes y que en consecuencia debemos medir, monitorear, controlar y analizar estos procesos para proveer de valor de forma continua a nuestros clientes.

lunes, 8 de abril de 2013

BPM y complejidad


Una de los principios de BPM es la necesaria alineación entre negocio y tecnología y es esta una de las razones por las que el modelamiento de negocios es tan compleja, pues está el modelamiento de procesos de negocio (la más conocida) que nos describe como un negocio realiza sus actividades paso a paso, pero en todo proceso de modelamiento debemos contemplar también los objetivos y estrategias del negocio (lo que el negocio quiere realizar y como lo hará), tenemos que contemplar también el modelo organizativo (quien realizará el trabajo en la organización y con quien interactuará dentro y fuera de la misma) así como las Reglas de negocio (las limitaciones externas e internas). Normalmente en los proyectos BPM nos olvidamos de las últimas, creamos los modelos de procesos de negocio e ignoramos el resto sin percatarnos de que esta descripción es muy útil, pero lo es mucho más cuando va acompañada de los objetivos y estrategias, las organizaciones que participan y las reglas de negocio para el desarrollo de esos procesos.
Nos encontramos en este proceso de modelamiento con el tema de la visión Holística. Del BPM como juego de suma no nula de cooperación entre gente de negocio y gente de IT, en el modelamiento conjunto de la organización como un todo. Las empresas son cada vez más complejas y como en todo sistema complejo existe la presencia de propiedades emergentes sobre las que debemos crear el caldo cultivo que fomenten su aparición para que tras el posterior análisis podamos decidir cuales son de interés y cuales no para nuestra organización (innovación y gestión del cambio). Estas propiedades no pueden explicarse acudiendo a las propiedades de sus componentes, las partes que los componen, pues ahí nuestro conocimiento se desvanece, existe un orden irreductible que es la esencia de lo complejo (complejidad organizada) y que se basa en la presencia de interacciones entre las partes, en la invariancia del todo pese a los cambios y fluctuaciones en las partes. Estas propiedades se encuentran en todas partes: en un hormiguero, en la autorganización de las ciudades, en el software, en nuestro cerebro y con el advenimiento de las tecnologías de la información y la globalización cada vez más también en nuestras empresas.
Por mucho que veamos el comportamiento de una hormiga, jamas llegaríamos a comprender como son capaces de realizar un hormiguero y sobrevivir, pues esto es el resultado de la inteligencia colectiva de toda la colonia. Las hormigas nos muestran a la perfección la existencia de estas propiedades emergentes pues sin un plan de trabajo predefinido ni jerarquía, la colonia es capaz a partir de información mínima intercambiada por sus componentes, de construir estructuras que de forma individual jamas llegaríamos a ver. Las hormigas individualmente carecen de la capacidad de diseñar o construir los hormigueros, sin embargo, el superorganismo formado por todas ellas sí posee esta capacidad. El orden que vemos en un hormiguero, en nuestro cerebro, la sociedad o una célula es irreductible, es decir, no podemos descomponerlo en pequeñas partes, el todo es más que la suma de las partes y el vehículo que posibilita esta organización es el intercambio de información(feromonas, impulsos eléctricos, etc.) que son la base de esa inteligencia colectiva y la base de su éxito, adaptación al medio y supervivencia.
Antes, la visión cartesiana del mundo imaginaba todo sistema como reductible a un conjunto de partes independientes, sobre la cual, se desarrollo la visión Taylorista de la empresa de los últimos 200 años, algo así como un autómata. Se creó la empresa organizada en silos o departamentos independientes, con sus propios presupuestos y medidas de rendimiento, más ocupados de sus departamentos y funciones individuales que de los resultados y eficiencia de la empresa en su conjunto. En un mundo donde las interacciones entre las partes crecen exponencialmente y se desarrollan nuevos fenómenos constantemente, no podemos comprender fenómenos a escalas superiores a partir de las escalas inferiores. BPM propugna la visión holística de la empresa, centrarnos en el todo y no en las partes de un sistema, empresa u organización. En las fronteras entre componentes y sus conexiones para de esta forma alcanzar resultados que suman más que la suma de sus partes por separado. El no continuar gestionando las empresas del siglo XXI con modelos de gestión del siglo XIX pues los principios clásicos ya no funcionan, hemos pasado del siglo de la manufactura al siglo de la innovación, de una época donde mandaba el consumo de masas, donde todo se vendía y el problema era producir en tiempo y coste, a una época de regida por la tiranía del consumidor que nos obliga a innovar y diferenciarnos constantemente.
Lo que sabemos de la complejidad es que tiene mucho más que ver con la naturaleza de las interacciones que con los elementos que interaccionan y que para comprenderla, debemos modelar el mapa de interacciones sobre el cual podamos ver nuevas realidades, amenazas y oportunidades. System Thinking!
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